[디지털문서 인사이트] AX 시대 문서 작성과 관리의 표준화

인류 문명의 진정한 출발은 글자와 문서의 탄생에서 비롯됐다. 문서는 고유한 형식과 구조를 갖춘 기록 도구로, 세대 간에 지식과 경험을 소통하기 위한 핵심 수단이었다.

조직은 모든 업무 수행 과정에서 어떤 방식으로든 데이터와 정보를 생산한다. 그 중 80% 이상은 문서 형태의 비정형데이터다. 따라서 문서와 인공지능(AI)은 불가분의 관계에 있다. 어떤 AI라도 문서 학습 없이는 제 기능을 발휘할 수 없다. 방대한 문서가 매일 쏟아지는 현실에서 AI는 최신 문서를 참조하지 않고서는 정확한 답변을 생성할 수 없다. AI의 가치가 문서 활용 능력에 따라 정해지는 현실에서 문서관리는 더 이상 지원 기능이 아니라, AI 경쟁력의 핵심 인프라로 간주돼야 한다.

문서 작성과 관리에 AI기술이 도입된 영향은 인쇄술이 가져온 혁명적 변화에 버금간다. 인쇄술이 지식의 대량 생산과 전파를 통해 종교개혁과 과학 혁명을 촉발하며 근대 사회를 열었던 것처럼 AI는 지식 생산과 활용 방식을 근본적으로 바꾸고 있다.

이미 많은 조직에서 AI가 작성한 초안을 토대로 문서를 작성하는 방식이 보편화되고 있다. 정확한 문서의 작성에는 초안의 신뢰성이 중요하며, 이는 AI가 학습한 문서의 품질과 최신성에 좌우된다. 인간은 한 번 제시된 초안의 영향에서 자유롭기 어려우며, 질 높은 결과물을 얻기 위해서는 객관적인 검토와 사실 확인을 위한 체계와 원칙이 필요하다.

최근에는 문서를 하나의 텍스트 덩어리로 작성하는 전통적인 워드프로세서와 다르게, AI가 더 정확하게 검색·활용할 수 있도록 문서를 청킹(chunking)하고, 의미를 가진 조각으로 나누어 JSON/Markdown 기반 포맷으로 작성하는 방식도 사용되고 있다. 정부도 이런 흐름을 반영해 'AI시대 행정문서 작성 가이드라인'을 제시해 AI 친화적 문서 생산에 나서고 있다.

모든 산업에서 AI 전환(AX)이 가속화됨에 따라, 문서관리 전 과정은 AI 기술과 결합해 혁신을 이루고 있다. 생성형 AI를 통한 문서 작성과 요약을 넘어, 문서의 맥락을 파악해 의미 조각을 추출·정리하는 고차원 기능까지 구현한다. 이는 기존 키워드 검색으로는 불가능했던 맞춤형 답변과 고도화된 활용을 가능케 한다.

그러나 AX 이면에는 할루시네이션과 저작권 문제 등 현실적 리스크도 있으며, 그 대응의 핵심 열쇠는 신뢰성 확보다. 가령 AI를 어느 부분에, 어떤 수준으로 활용해 문서를 작성했는지, 사실 검증과 저작권 확인은 어떻게 했는지 투명하게 밝히고, 이를 메타데이터로 문서에 포함하는 방식을 표준으로 제시할 수 있다. 그래야만 AI가 만든 문서를 신뢰하고 채택할 수 있다. 이런 표준화는 기업 문서는 물론 사회 전반에 영향을 미치는 공문서에서는 그 중요성이 더욱 크다.

국가 목표인 'AI G3' 실현은 양질의 문서를 체계적으로 생산·활용·관리할 수 있는 사회적 인프라가 필수다. AI 기술이 진화하며 다양한 솔루션이 쏟아지는 현 시점에서 효과적인 AI 문서관리를 위한 표준화가 시급하다. 다행히 디지털문서협회에서 논의를 시작했다. 아무쪼록 AI 문서관리 표준화를 통해 대한민국의 지식 생산과 활용도를 한 단계 도약시켜 국가 경쟁력과 사회 신뢰성이 제고되기를 바란다.

조송암 딤스 대표컨설턴트 songahm.cho@dims.co.kr